Jesu li hibridni event-i realnost 2021. godine

Što nam donosi vrijeme poslije koronavirusa (Covid 19)? Zanimljivo je vrijeme hibridnih evenata koji spajaju elemente događanja uživo i onih virtualnih. Hibridna događanja postoje već desetak godina, ali su trenutni obim i zastupljenost doživjeli tek u 2020. godini.

Koji su faktori uspjeha hibridnih događanja?

Prvi faktor uspjeha je upravljanje sudionicima, vrlo važno u vrijeme posebnih regulacija i mjera socijalne distance. Osim uobičajnih postupaka poput marketiranja eventa prema određenoj skupini, sastavljanje liste sudionika, prijave i registracije na licu mjesta, danas morate dodati i neke nove procese.

Prvo trebate definirati geografski položaj svojih sudionika, iz kojih zemalja sudionici uopće mogu sudjelovati uživo te na njima provesti provjere zdravstvenog stanja, kao i sve potrebne mjere. Važno je da imate dobro organiziran prostor u kojem će se vaš event održavati uživo, s označenim razmacima između sudionika, stanicama za provjere zdravstvenog stanja i dezinfekciju, brzi check-in, odvojene trase za ulazak, izlazak i sl. Cjelokupna produkcija hibridnog eventa mora se sastojati od plenarnih i breakout sesija uživo, kao i sastanaka jedan-na-jedan, zatim virtualnog studija, unaprijed snimljenih materijala i virtualne konferencije, a sve to dostupnom na online platformi.

Kako hibridne event-e održati zanimljivima i interaktivnim?

Trebate imati dovoljno materijala koji su dostupni na upit, skup unaprijed snimljenih materijala, ali primjerice i mogućnost postavljanja pitanja putem videa. Također, od velike je važnost svim sudionicima, onima uživo i online, pružiti dovoljno mogućnosti za umrežavanje. S obzirom na epidemiološko stanje, konzumacija hrane u većim skupinama vjerojatno još neko vrijeme neće biti dozvoljena. Dobro je imati i mogućnost drugog ekrana, odnosno da na računalu pratite event dok na mobilnom uređaju možete chatati ili postavljati pitanja kroz neku od aplikacija.

Ovdje su neki od glavnih zaključaka o budućnosti kongresne i event industrije:

1. Agencije su potrebne za organizaciju hibridnih događanja – ne radi pronalaženja adekvatnih alata i tehnoloških rješenja, već radi definiranja ciljeva, strategije, koncepta i sadržaja
2. Socijalno distanciranje potaknut će događanja uživo – što smo duže osamljeni i na distanci to je veća želja za društvenim događanjima
3. Virtualna događanja ubijaju ona uživo – ali to vrijedi samo za neke formate, bit će manje live događanja s vrlo visokim budžetima
4. Obavezno mora postojati krizni menadžment – svi budući koncepti evenata će imati (virtualni) plan B
5. Društvena interakcija se počinje još više cijeniti – brendovi su naučili cijeniti okupljanja uživo i spoznati ograničenja virtualnog
6. Događanja uživo postat će vrijednija i cjenjenija nego ikada prije.