Contact Us
ORGANIZACIJA DOGAĐAJA

Najčešće tehničke greške u virtualnom događaju i kako ih izbjeći

By: Clipcon Administration | 16 Februara, 2021

Virtualni događaji su sjajni. Isplativi su, mogu se uklopiti u puno sadržaja, privući širu bazu publike, a b2b umrežavanje je efektivnije. Međutim, bilo koji virtualni događaj može propasti ako tehnička strana nije pravilno planirana.

Evo glavnih tehničkih grešaka koje su planeri događaja napravili sa svojim virtualnim eventima i kako ih izbjeći.

● Nepoznavanje tehničkih potreba vaših polaznika

● Nepripremljenost se za višestruku upotrebu uređaja

● Ne koristite pristojan mikrofon

● Nemate plan rezervnih kopija zvučnika

● Ne planirate probleme sa WIFI-jem, računarom ili softverom za događaje

● Ne pruža dugoročno b2b umrežavanje

● Ne tražite pomoć koja vam je potrebna i niste svjesni svojih tehnoloških potreba polaznika

Polaznici koji nemaju iskustvo, imaju iste tehničke probleme sa virtualnim događajima. Ne mogu se prijaviti, ne mogu pristupiti svom mikrofonu ili kameri, ne mogu shvatiti kako rezervirati ili se pridružiti sastanku itd. Mnogo ovih problema može se lako izbjeći jasnom komunikacijom tačno onoga što sudionici trebaju učiniti da bi se pridružili vašem virtualnom događaju . Koristite svoje najmoćnije komunikacijske alate: web lokaciju događaja i e-poštu događaja.

Napravite web stranicu događaja posvećenu tehničkim potrebama:

● Ohrabrite svoje prisutne da instaliraju najnoviju verziju svog browsera (Firefox ili Chrome, na primjer). Ako je potrebno, dodajte linkove s detaljnim opisom kako tačno to učiniti

● Dodajte korisne veze na dozvole preglednika i sistema (Windows / Mac) za upotrebu mikrofona i kamere

● Stvorite detaljni vodič sa snimcima ekrana ili čak video zapisom o tome kako se pridružiti sastancima

● Uključite načine da vas kontaktiramo tokom događaja u slučaju tehničkih potreba. Dodajte adresu e-pošte događaja, telefonski broj, uslugu razmjene poruka putem ćaskanja Komuniciranje tehničkih zahtjeva putem više kanala najbolji je način da pomognete polaznicima. Obavezno kreirajte i pošaljite svojim polaznicima dobro izgrađenu e-poštu sa tehničkim zahtjevima dan prije i dan događaja.

Kao virtualni organizator događaja ne možete znati koji će uređaj koristiti vaši sudionici kada prisustvuju vašoj konferenciji. Ne možete pripremiti prezentacije za sve veličine ekrana. Jednostavno rješenje je dvojako. Pazite da vi ili bilo koji od vaših izlagača ne strpate slajdove s previše teksta. Tekst mora biti dovoljno velik da ga polaznici mogu čitati čak i na malim ekranima. Zatim obavezno spremite sve prezentacije u PDF obliku. PDF-ovi su kompatibilni s većinom uređaja i njih je jednostavno otvoriti i pogledati.

Priprema za virtualni događaj ne mora biti produkcija na Broadwayu. Uložite u pristojan mikrofon. Ne mora biti najskuplji. Istražite i pronađite ono što vam najbolje odgovara. Polaznici će oprostiti puno manjih tehničkih grešaka, ali neće oprostiti što nisu mogli čuti ili razumjeti informacije za koje su se prijavili.

Virtualni događaji su izvrsni za govornike. Ne moraju putovati i mogu izvoditi prezentacije iz udobnosti svog radnog prostora. Sve dok se ne pojavi problem s propusnošću i zvučnik ne može izvesti prezentaciju. Vaš plan sigurnosnih kopija je da uvijek imate kopiju bilo kog videozapisa na računaru u MP4 formatu. Tada možete samo uskočiti i kliknuti na play. Ako organizirate prezentaciju uživo, pobrinite se da vam zvučnik prije događaja da unaprijed snimljeni videozapis.

Neka vam rezervni računar bude na dohvat ruke sa svim datotekama samo u slučaju da vaš računar ima problema.

Kada odabirete softver za upravljanje događajima s kojim ćete raditi za vaš virtualni događaj, pobrinite se da vam na dohvat ruke bude izvrsna korisnička usluga kako biste eventualne probleme mogli odmah otkloniti.

Vaš virtualni događaj dobro funkcionira za sudionike. Uzbuđeni su zbog veza koje uspostavljaju i žele više vremena za više sastanaka. Međutim, vaš virtualni događaj je gotov i to je to, zar ne? Pogrešno. Osigurajte dugoročne b2b sesije uspostavljanja kontakta za svoje polaznike kako bi mogli nastaviti međusobnu suradnju, čak i nakon završetka virtualnog događaja.

Izvor: eventindustrynews

ClipCon d.o.o.

Fra Andjela Zvizdovica 1, 71000 Sarajevo,
Bosnia and Herzegovina

Contact Informations

+387 33 821 487

+387 66 370 140

[email protected]

ID: 4202305840005

 

Please solve to proceed *